ドキュメント・ハンドリング・ソフトウエア
「ドキュメント・ハンドリング・ソフトウエア」といわれても「ピン」と来る人はほとんどいないのではないでしょうか。
かくいう私も「ピン」と来ませんでしたが・・・。
「ドキュメント・ハンドリング・ソフトウエア」と呼ばれるソフトには、Adobe社の「Acrobat」があります。（PDFという拡張子を持つファイルを使用します）
ここで紹介する「DocuWorks」も、ほぼ同様の用途に使用できるソフトウェアです。
「DocuWorks」は、アプリケーション（ソフト）で作成したものを、印刷（変換）して、そのアプリケーションがなくとも閲覧できるようにするソフトウェアです。
スキャナー等と組み合わせて、「紙」の文書を「電子化」して、パソコン上で簡単に扱えるようにすることも出来ます。
パソコン上では、ワープロソフトといっても、Wordや一太郎、古いところでは松、クラリスワークス、Word Perfect、MS-Works、AmiProなどさまざまなソフトウェアが使われいます。表計算ソフトもまたしかり。
WordやExcelなどは（パソコンにバンドルされていたりして）多くの人が持ってはいるとは思います。
しかし、単体で購入するとかなり高額な商品ソフトウェアです。持っていないという人も意外にいます。
また、CADや３Dモデリングソフト、シミュレーションソフト等といった、特定用途のソフトは持っている人のほうが少ないものです。
「パソコン上の電子ファイルは、そのファイルを作成したソフトウェアがないと、表示も印刷も出来ないのです。」
これまでであれば、これらのソフトウェアで作成したものは、「紙に印刷」して、相手に渡すことが多かったのでそれほど大きな問題にはなりませんでした。
しかし、職場や家庭に広くネットワーク・電子メールが普及してくると、「電子ファイルで受け渡し」たいと思うこともや、その必要性が多くなってきています
また、紙と電子ファイルとに分かれて保存されていると検索性が低下もします。
そこで、 「さまざまなアプリケーションソフトで作成したものと、紙を電子化したものを一緒に扱えれば、大変便利では？」という発想のもとに、「DocuWorks」は開発されました（ようです）。
Adobe社の「PDF」ファイルは、別のアプローチから発展してきましたが、現在のところはほぼ似た機能を実現しています。（とはいえ出生の違いから来る使い勝手、機能の違いは多くのものがあります。）
「DocuWorks」で電子化した場合のメリットを、簡単に説明してみます。
私が使っていて特に便利だと思うものを使用例を挙げながらいくつか紹介します。
電子化したファイルと、スキャナーで読み込んだ紙の書類を一緒にして管理できます。
これは案外便利です。
DocuWorks化したファイルはもちろんのこと。ちょっと設定を変えると同じフォルダーに保存してあるWordやExcelのファイルなどのアイコンも表示することが出来ます。
紙でもらった書類や、電子メールでもらったファイルを一元的に管理できます。日常、WindowsのExplorerは使用しなくなってしまいます(^^;
特にDocuWorksのファイルはサムネイルで、表示されますので中身の把握が容易です。
スキャナーで読み込んだ紙の書類をOCRすることが出来ます。
OCRすることで、文章の再利用や検索に使用することが出来ます。
ただし、OCRの精度の問題がありますので、再利用の場合にはよく文章を読み直すことが必要です。「ｌ（エル）」が「1（いち）」になってたりなんてことは日常茶飯事です。
複数の書類を、「バインダー」にまとめられます。
「調査依頼」と「資料」と「回答文書」をひとまとめにしたり、マンションの管理組合の文書を、年度ごとにバインダーにまとめたりして探しやすくすることが出来ます。
これとファルダーを組み合わせることで、書類整理が、現実の書類以上に簡単です。
「ふせん」や「書き込み」が出来ます。
紙の文書ではよくやっていることですが、電子文書ではやりずらいことのひとつです。
「DocuWorks」では、簡単に「ふせん」を貼って、目的にところを探し出すことが出来ます。
インデックスや、ページ、単語検索で目的のところに移動することも出来ます。
電子署名やセキュリティー機能も備えているので、パスワードなどを知らないとファイルを開けません。
オンラインショッピングの控えや口座残高の確認などの情報には口座番号やクレジットカード番号などが記載されています。不用意にファイルが流出してしまうと大変危険なので暗号化して保存しています。
電子署名により改ざんの防止も出来ます…普段まったく使っていませんが…便利そうな機能です…
DocuWorks 5.0は商品ソフトです。
ただし、販売しているパソコンショップは少ないと思われます。
通信販売などを活用して入手することをお勧めします。
60日間使用できる体験版もあります。
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